O dia 13 de julho tem tudo para ficar marcado como um divisor de águas para médicos e secretárias que fazem o agendamento de cirurgias no Einstein. Nessa data, passou a vigorar um novo sistema de agendamento, com um conjunto de recursos que dão autonomia e facilitam a vida desses profissionais, agregando agilidade e eficácia ao processo.
Um dos importantes diferenciais é o autoagendamento. Basta acessar o novo sistema a partir do computador ou laptop para resolver tudo direta e imediatamente. O usuário reserva data, horário, sala e tempo de cirurgia, sem necessidade de telefonemas, intermediários ou espera de posterior confirmação. E, se o dia ou horário desejado não estiver disponível, o próprio sistema sugere alternativas de dia e horário. O autoagendamento é dedicado às cirurgias eletivas. Procedimentos de urgência e emergência continuarão a ser atendidos pelo telefone.
Outra facilidade do novo sistema que agradará aos usuários é o espaço de Favoritos. Nele, o médico ou a secretária colocam a lista de materiais, equipamentos, instrumentais, equipes de apoio e todos os recursos necessários para as cirurgias realizadas rotineiramente. Depois, nos próximos agendamentos, basta selecionar o item no Favoritos, atualizando apenas os dados específicos do paciente. Hoje todas as informações têm de ser preenchidas a cada cirurgia agendada. O Favoritos significa mais rapidez nessa etapa do agendamento e a garantia de que todos os recursos estarão disponíveis na sala cirúrgica, dando mais tranquilidade ao médico e mais segurança para o paciente.
Ganhos com a interação
Um aspecto importante é que, com a integração propiciada pelo novo sistema, as informações sobre os recursos necessários para a cirurgia passam a ser transmitidas automaticamente para as diferentes áreas envolvidas – Farmácia, Central de Materiais Esterilizados, Engenharia Clínica, etc. Atualmente, esses dados têm de ser transferidos manualmente. É mais um ponto do novo sistema em favor da agilidade do processo.
As novidades são fruto de mais uma etapa da migração de processos anteriormente controlados por outros sistemas para o SIAF (Sistema Integrado Administrativo Financeiro), iniciada com internação e controle de leitos. Com isso, uma plataforma única de trabalho passa a integrar as mais diversas frentes – controle de senhas, internação, áreas de apoio, anestesistas, área comercial –, contribuindo até para facilitar o repasse das operadoras.
No desenvolvimento do novo sistema de agendamento, as equipes de TI e do Centro Cirúrgico contaram com a participação de médicos, que colaboraram com informações para garantir que a solução respondesse às necessidades do corpo clínico.
Mais amigável e de navegação intuitiva, o novo sistema aprimorou, inclusive, recursos já existentes, como a visualização do mapa de cirurgia, que apresenta a agenda até 30 dias e sinaliza com cores o status de cada procedimento, indicando eventuais pendências; e os dispositivos de confirmação ou edição dos dados do agendamento.
Depois da virada
A virada do sistema aconteceu no dia 13 de julho, mas a mudança será gradativa. O agendamento telefônico será mantido por um período, para que os usuários tenham tempo para se familiarizar com o novo sistema, que tem um tutorial disponível com o passo a passo de como utilizá-lo.
Plano de contigência
O que acontece se o sistema sair do ar ou apresentar instabilidades? Nesses casos, a equipe do Centro Cirúrgico estará preparada para atender às demandas pelo telefone até que o problema seja resolvido. Médicos e secretárias receberão um e-mail comunicando a ocorrência e o número de telefone a ser acionado temporariamente para os agendamentos. Outro e-mail será encaminhado quando o sistema estiver restabelecido.
Clique aqui e acesse o tutorial.
